Niezależnie, czy myślisz o zatrudnieniu wirtualnej asystentki, czy o rozpoczęciu pracy w tym zawodzie, ważne jest, żebyś był/a świadomy/a najczęstszych zadań wirtualnej asystentki.
Zadania wirtualnej asystentki
Wirtualna asystentka może stać się bardzo ważną postacią dla firmy. Jest to niezależna profesjonalistka freelancerka, która jest odpowiedzialna za wykonywanie rutynowych zadań, które są niezbędne w przedsiębiorstwie, ale które z drugiej strony nie muszą być wykonywane przez pracodawcę. Zwykło się uważać, że asystentka online wykonuje te same zadania, co tradycyjna sekretarka. Jednak nie do końca tak jest. Ze względu na swoją specyfikę, wirtualna asystentka może wykonywać szerszy zakres zadań. Przyjrzyjmy się kilku najczęstszym z nich.
Zarządzanie harmonogramem
Jednym z najczęstszych zadań jest zarządzanie agendami klientów. Kiedy przedsiębiorca może mieć kogoś, komu ufa, aby zarządzać jego agendą, zmniejsza to obciążenie jego umysłu i może skupić się na ważniejszych zadaniach. Z tego powodu wirtualni asystenci zwracają szczególną uwagę na ten aspekt, ułatwiając swoim klientom zarządzanie agendą, umawiając spotkania i dbając o zarządzanie terminami i zadaniami.
Zarządzanie mediami społecznościowymi
Media społecznościowe są obecnie jednym z najważniejszych obszarów pozostawania w kontakcie z docelowymi odbiorcami firmy. Jednakże, jeśli pracodawca poświęca czas na zarządzanie wszystkimi social mediami, traci dużo cennego czasu. Wirtualna asystentka może zająć się zarządzaniem mediami społecznościowymi, regularnie aktualizując każde z kont firmy, zarządzając komentarzami i wiadomościami otrzymywanymi za ich pośrednictwem, a także wykonując wszystkie inne zadania niezbędne do tego, aby sieci społecznościowe były prowadzone z sukcesem.
Zarządzanie stroną internetową
Zarządzanie stroną internetową może być zadaniem samym w sobie. Dlatego ci, którzy zarządzają własnymi stronami, poświęcają na to tak wiele godzin. Wirtualna asystentka może pomóc w tym zakresie, optymalizując stronę internetową, tworząc podstrony, sekcje lub tagi, a nawet tworząc treści, które mają być umieszczone na blogu i różnych stronach.
Zarządzanie pocztą elektroniczną
Ilekroć bierzesz udział w wykładach lub kursach produktywności dla przedsiębiorców, zawsze powtarza się to samo: poczta elektroniczna zajmuje bardzo dużo czasu. Jest to jedno z najbardziej czasochłonnych zadań dla przedsiębiorców, ponieważ nie chodzi tylko o wysyłanie e-maili: trzeba je czytać, zarządzać nimi sprawnie, organizować je, wiedzieć, na które odpowiedzieć, a na które nie. Dzięki niezbędnym podstawowym instrukcjom wirtualna asystentka może wykonać to zadanie i uwolnić przedsiębiorcę od ogromnej ilości godzin spędzonych przed ekranem monitora.
Wyceny i faktury
Wysyłanie ofert i faktur to kolejne z zadań najczęściej wykonywanych przez wirtualną asystentkę. Ogólnie rzecz biorąc, asystentka nie ogranicza się do ich wysyłania. Zarówno kosztorysy, jak i faktury wymagają uzupełnienia, które bez problemu może wykonać asystentka. Ponadto, w przypadku faktur, może być odpowiedzialna za dokonywanie zapłaty.
Organizacja wyjazdów firmowych
Czy kiedykolwiek musiałeś odbyć podróż służbową? W takim przypadku mogą zdarzyć się dwie rzeczy: zmarnujesz mnóstwo czasu, który mógłbyś poświęcić na rozwój swojej firmy, szukając najbardziej odpowiednich lotów, wybierając hotel, który najlepiej odpowiada potrzebom podróży, itp. Albo druga opcja: wybrałeś pierwszą opcję, która się pojawiła, żeby nie tracić czasu, a zamiast tego zmarnowałeś mnóstwo pieniędzy. Wirtualna asystentka może zorganizować Twoje podróże tak, abyś musiał martwić się jedynie o dotarcie na lotnisko we wskazanym dniu i godzinie.
Wyszukiwanie danych
Internet jest doskonałym źródłem informacji. Ponieważ jednak wszystko znajduje się w Internecie, często trudno jest odróżnić, które informacje są prawdziwe, a które nie. Wirtualna asystentka to osoba, która ma duże doświadczenie w pracy w Internecie. Dzięki temu o wiele łatwiej jest jej znaleźć informacje lub dane, których potrzebuje klient. Z tego powodu wyszukiwanie danych w Internecie jest kolejnym z najczęstszych zadań wykonywanych przez wirtualną asystentkę.