Przeprowadzka biura stanowi poważne wyzwanie, przede wszystkim pod kątem organizacyjnym. Należy bowiem zadbać nie tylko o transportowane meble czy sprzęt, ale również o zachowanie ciągłości pracy firmy. Jak zatem przygotować się do przeprowadzki biura?
Przeprowadzka biura krok po kroku
Pierwszym, najważniejszym elementem jest odpowiednie zaplanowanie całego przedsięwzięcia. Nie jest tajemnicą, że im większe biuro, tym trudniej zorganizować jego przeprowadzkę, dlatego też przyda się dobry plan. Warto rozplanować pracę dzień po dniu, biorąc przy tym pod uwagę możliwości. W przeprowadzkę biura dobrze jest zaangażować pracowników, jednak trzeba zrobić to z rozmysłem. Może bowiem okazać się, że jeden pracownik wchodzi drugiemu w drogę, co znacznie utrudnia wykonywanie podstawowych zadań.
Właściciel biura musi więc wyznaczyć osoby odpowiedzialne za konkretne zadania. Przykładowo, do pakowania dokumentów można wyznaczyć jedną osobę, zaś do zabezpieczania sprzętu biurowego – inną. Ważne, aby wszystko zostało przeniesione do innego miejsca już na 1–2 dni przed terminem, w którym ostatecznie trzeba opuścić poprzednie lokum. Nie warto zostawiać wszystkiego na ostatni moment, bowiem przeniesienie biura często trwa dłużej niż kilka dni.
Istotną kwestią jest również zaplanowanie ciągłości pracy. Niektórzy pracodawcy decydują się na zamknięcie biura na jeden dzień i zaangażowanie wszystkich pracowników w przeprowadzkę. Nie zawsze jednak jest to możliwe. W przypadku, gdy trzeba zachować ciągłość pracy, dobrze wyznaczyć jedno pomieszczenie, do którego zostaną przeniesione wszelkie niezbędne do wykonywania obowiązków sprzęty i dokumenty. Tam też pracownicy będą przez jakiś czas realizować swoje zadania. Ci, którzy mogą pracować zdalnie, powinni pozostać w domu. Im więcej osób będzie w biurze, tym trudniej będzie w mądry sposób zorganizować całą przeprowadzkę.
Właściciel biura musi zaopatrzyć się w kartony, w które zostaną spakowane sprzęty i meble. Ważne, aby każdy był dokładnie opisany. Rzeczy warto pakować tematycznie, dzięki czemu łatwiej będzie nam je odnaleźć po przeprowadzce.
Jak przenieść biuro bez większych problemów?
Przeniesienie biura nie jest prostym zadaniem, jednak dzięki odpowiedniej organizacji pracy może być ono nieco mniej problematyczne. Warto pamiętać o tym, aby rzeczy, które wymagają szczególnej uwagi, właściciel przetransportował we własnym zakresie. Mowa tutaj o ważnych dokumentach zawierających dane osobowe bądź zapisy zdradzające tajemnice handlowe. Ich zgubienie lub zniszczenie może narażać właściciela biura na poważne konsekwencje.
W razie potrzeby można też skorzystać z usługi, jaką oferuje wiele firm, a jest nią fachowa przeprowadzka biura. Zakres tej usługi jest różny, w zależności od konkretnej oferty oraz potrzeb przedsiębiorstwa. Przeprowadzki biura w Warszawie mogą polegać wyłącznie na przetransportowaniu rzeczy z miejsca na miejsca, lecz usługa może także obejmować ich zapakowanie, zniesienie i wniesienie.
Na kompleksową pomoc warto zdecydować się w sytuacji, gdy na przeprowadzkę nie pozostaje zbyt wiele czasu, na przykład ze względu na krótki okres wypowiedzenia umowy najmu. Co istotne, przeniesienie biura z pomocą specjalistów daje pewność, że wszystko zostanie przetransportowane z zachowaniem norm bezpieczeństwa. Dzięki temu właściciel firmy nie musi martwić się o to, że przy przeprowadzce cokolwiek zostanie uszkodzone bądź nie będzie nadawało się potem do użytku.
Warto mieć na uwadze, że samo przetransportowanie rzeczy z biura do biura to nie wszystko, bowiem należy jeszcze zarezerwować sobie sporo czasu na ich rozpakowanie. Podłączenie sprzętu, wypakowanie dokumentów, przygotowanie mebli – to wszystko zajmuje mnóstwo czasu, często właściciele biur nie są w stanie wykonać tych czynności w ciągu jednego dnia. Dlatego też tak istotne jest wcześniejsze zorganizowanie tego przedsięwzięcia, o ile oczywiście jest to możliwe. Przeniesienie biura to wymagające zadanie, jednak z odpowiednim podejściem oraz z właściwym przygotowaniem wcale nie musi być bardzo trudne i czasochłonne.